Le CÉR se réunit mensuellement en séance plénière (sauf en juillet). Au besoin, un sous comité peut se réunir également pour des raisons ad hoc (i.e. règlements, correspondances et amendements à des projets etc.…).
Le quorum est fixé à 50% plus un (1) de la totalité des membres. Cependant, la présence des cinq personnes ci-dessous mentionnées est indispensable à la tenue de la réunion :
- 1 représentant du public;
- 1 juriste;
- 1 expert en éthique;
- 1 médecin;
- 1 chercheur clinicien.
- Les décisions se prennent à la majorité des membres présents à une réunion.
- En cas de conflit d'intérêts, tout membre du comité doit se retirer pour la prise de décision.
Un procès-verbal est rédigé après chaque réunion et soumis pour approbation aux membres du comité. Le contenu du procès-verbal du CÉR doit être conforme aux principes suivants :
- le nom des membres du CÉR présents qui ont participé aux discussions et, s’il y a lieu, celui des personnes-ressources et des invités;
- le mode d’évaluation auquel a été soumise la demande (CÉR plénier ou restreint);
- le nom et la qualité du demandeur;
- le titre exact du projet de recherche examiné ou auquel est rattachée la demande soumise, avec le nom du demandeur;
- l’identification claire du protocole de recherche ou de l’amendement proposé, la date et le numéro de version (le cas échéant);
- les noms et (si possible) les numéros d’identification spécifiques (numéro/date des versions) des documents examinés, comprenant le feuillet d’information et le formulaire de consentement;
- la désignation des sites de recherche, lorsqu’il s’agit d’un projet multicentrique;
- l’origine du financement du projet;
- le résumé du projet (notamment, objectifs, profil des sujets de recherche pressentis, durée prévue, nature des procédures réalisées, nature de la participation des sujets de recherche);
- le résumé des discussions, notamment les opinions émises, les points controversés, la conclusion à laquelle est arrivé le CÉR clairement justifiée sur le plan éthique, ainsi que la position de la minorité (le nom des dissidents et des abstentionnistes) et les désaccords avec les justifications à leur soutien;
- la décision prise (ex. : approbation telle quelle, approbation conditionnelle, approbation différée, refus) avec, le cas échéant, la description des toutes les exigences posées par le CÉR et les justifications avancées ainsi que les conseils au chercheur formulés par le CÉR;
- le cas échéant, les procédures de révision des documents et de réexamen de la demande.
Une copie du procès-verbal est conservée au secrétariat du CÉR.
Les chercheurs sont informés par écrit au plus tard 5 jours ouvrables après la réunion des décisions motivées du CÉR.
Tout projet amenant un litige avec le chercheur dans la décision finale du CÉR de l'Hôpital Louis-H. Lafontaine, est admissible à une révision par un comité d'éthique de la recherche indépendant mais reconnu par le Ministère. A cet égard, une entente de délégation réciproque a été établie en novembre 2006 avec le CÉR de l'Hôpital Rivière-des-Prairies.